Einleitung
Als Betreiber eines Food Trailers trägst du nicht nur die Verantwortung für schmackhafte Gerichte, sondern auch für einen reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen. Der Einkauf von Lebensmitteln ist dabei ein zentrales Thema, denn Qualität, Frische und Wirtschaftlichkeit entscheiden über deinen Erfolg. In diesem Beitrag erfährst du, wo du deine Waren beziehen kannst, welche steuerlichen Regeln gelten und wie du Lebensmittel richtig lagerst. Ob du gerade erst startest oder dein bestehendes Konzept optimieren möchtest – dieser Leitfaden liefert dir fundierte Informationen und praxistaugliche Tipps.
Warenbeschaffung für Food Trailer
Bezugsquellen: Woher bekommst du Lebensmittel und Waren?
Als Food Trailer-Betreiber hast du zahlreiche Möglichkeiten, deine Produkte zu beschaffen:
- Großhandel: Metro, Transgourmet oder Chefs Culinar bieten ein umfangreiches Sortiment für die Gastronomie zu günstigen Konditionen.
- Regionale Lieferanten: Landwirte, Bäckereien oder Metzgereien aus der Umgebung liefern oft frische, saisonale Produkte mit kurzen Lieferwegen.
- Online-Plattformen: Anbieter wie Amazon Business, Selgros oder Lebensmittelgroßhändler mit Online-Shop erleichtern den Bestellprozess.
- Märkte: Wochenmärkte bieten dir die Möglichkeit, direkt mit Produzenten zu sprechen und Qualität einzuschätzen.
- Direktbezug vom Erzeuger: Bei Produkten wie Honig, Käse oder Fleisch lohnt sich oft der direkte Kontakt zum Produzenten.
Kriterien für die Auswahl der Lieferanten
Achte bei der Wahl deiner Bezugsquellen auf folgende Punkte:
- Zuverlässigkeit: Pünktliche Lieferung ist entscheidend für deinen Betriebsablauf.
- Qualität: Frische, Herkunft und Verarbeitung der Lebensmittel sollten höchsten Standards genügen.
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Günstige Preise sind wichtig, aber nicht auf Kosten der Qualität.
- Zertifikate: Bio-Siegel, QS-Prüfzeichen oder IFS-Zertifizierungen geben dir Sicherheit.
- Lieferbedingungen: Mindestbestellmengen, Lieferkosten und Retourenregelungen solltest du im Blick haben.
Mengenplanung und Einkaufsfrequenz
Eine vorausschauende Planung hilft dir, Geld zu sparen und Verluste zu vermeiden:
- Kalkuliere deinen Bedarf auf Basis von Erfahrungswerten und geplanten Einsatztagen.
- Nutze digitale Tools zur Bestandsüberwachung und Bedarfsplanung.
- Plane regelmäßige, aber bedarfsgerechte Einkäufe ein (z. B. 1-2x pro Woche).
- Berücksichtige Feiertage, Events oder Wetterbedingungen in deiner Planung.
Steuerliche Aspekte beim Lebensmitteleinkauf
Mehrwertsteuersätze: Was gilt für welche Produkte?
In Deutschland gelten unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für Lebensmittel. Hier eine Übersicht:
| Produktgruppe | Steuersatz |
|---|---|
| Brot, Milch, Obst, Gemüse | 7 % |
| Softdrinks, Kaffee to go | 19 % |
| Fertiggerichte zum Verzehr vor Ort | 19 % |
| Speisen zum Mitnehmen (einfach) | 7 % |
| Alkoholische Getränke | 19 % |
Besonderheiten für Food Trailer
- Mit oder ohne Sitzgelegenheiten: Wenn du Speisen ohne Sitzmöglichkeiten anbietest, greift in der Regel der ermäßigte Steuersatz von 7 %.
- Art der Zubereitung: Komplexe Gerichte oder Bedienung vor Ort können den vollen Satz begründen.
- Kombinationen: Bietest du Speisen und Getränke gemeinsam an, gelten unterschiedliche Sätze je Komponente.
Rechnung und Dokumentation
- Fordere immer eine ordnungsgemäße Rechnung an (mit Namen, Adresse, Steuernummer, getrenntem MWSt-Ausweis).
- Führe ein Einkaufsbuch oder nutze digitale Buchhaltungssoftware.
- Bewahre Belege mindestens 10 Jahre auf.
Weitere steuerliche Themen
- Vorsteuerabzug: Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer kannst du gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.
- Aufbewahrungspflicht: Rechnungen, Lieferscheine und Kassenbelege müssen digital oder in Papierform archiviert werden.
Haltbarkeit und Lagerung von Lebensmitteln
Mindesthaltbarkeitsdatum vs. Verbrauchsdatum
- MHD (Mindesthaltbarkeitsdatum): Gibt an, bis wann ein Lebensmittel bei sachgerechter Lagerung seine Eigenschaften behält. Nach Ablauf oft noch genießbar.
- Verbrauchsdatum: Bei leicht verderblichen Waren (z. B. Fleisch, Fisch). Nach Ablauf nicht mehr verzehrfähig.
Besonders haltbare Lebensmittel
Diese Produkte eignen sich gut für die Vorratshaltung:
| Produkt | Haltbarkeit bei Lagerung |
| Nudeln, Reis | 12-24 Monate |
| Konserven | 1-5 Jahre |
| Pflanzenöle | 6-12 Monate |
| Trockenfrüchte | 6-12 Monate |
| Gewürze, Salz, Zucker | 24 Monate und mehr |
Lagerung im Food Trailer
- Halte die Kühltemperaturen ein (max. +7 °C für frische Waren).
- Nutze isolierte Lagerboxen mit Kühlakkus für den Transport.
- Verwende Etiketten mit Lagerdatum.
- Trenne rohe von zubereiteten Lebensmitteln (Kreuzkontamination vermeiden).
- Achte auf eine hygienische Verpackung (z. B. Vakuum, luftdicht, lichtgeschützt).
Tipps gegen Lebensmittelverschwendung
- Verarbeite Überschüsse kreativ weiter (Suppen, Tagesgerichte).
- Spende Überschüsse (Tafel, Too Good To Go).
- Lagere systematisch nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out).
Praktische Tipps:
Hygiene- und Sicherheitsvorgaben
- Personalhygiene (Kleidung, Händewaschen)
- HACCP-Konzept implementieren
- Regelmäßige Kühlschrankkontrollen dokumentieren
- Reinigungspläne führen
Effiziente Nutzung des Lagerplatzes
- Nutze stapelbare Kisten und Boxen
- Plane Temperaturzonen: Kühlschrank, Gefrierfach, Trockenlager
- Hängepläne und Inventurlisten nutzen
- Nach Größe und Verwendungsfrequenz sortieren
Fazit
Ein professioneller Einkauf und eine durchdachte Lagerung sind essenziell für den wirtschaftlichen Erfolg deines Food Trailers. Nutze zuverlässige Lieferanten, beachte steuerliche Vorgaben und setze auf nachhaltige Lagerhaltung. Informiere dich regelmäßig über gesetzliche Änderungen und Trends im Streetfood-Markt, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Disclaimer
Alle Angaben in diesem Beitrag erfolgen ohne Gewähr und stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte übernehmen wir keine Haftung. Bitte konsultiere im Zweifel einen Steuerberater oder eine zuständige Behörde.
