Einkauf & Warenplanung

Lieferanten nach deinem Betrieb auswählen

Großhandel, regionale Erzeuger und spezialisierte Lieferdienste können sich sinnvoll ergänzen. Entscheidend sind nicht nur Einkaufspreise, sondern auch Lieferzeiten, Mindestmengen, Kühltransport und verlässliche Produktdaten. Eine günstige Großpackung hilft wenig, wenn sie in deinem Trailer nicht sicher gelagert oder rechtzeitig aufgebraucht werden kann.

Lege für wichtige Zutaten eine klare Produktspezifikation fest. So bleiben Portionsgröße, Allergene und Kalkulation auch bei einer Ersatzlieferung nachvollziehbar. Prüfe, wer im Team Änderungen freigibt und die Speisekarte aktualisiert. Gerade bei Saucen und vorverarbeiteten Produkten können Rezepturen zwischen Herstellern erheblich abweichen.

Einkauf und Verbrauch gemeinsam planen

Erstelle eine Mengenplanung aus erwarteten Portionen und Rezepturen. Unterscheide einen normalen Markttag von einem gebuchten Cateringauftrag. Plane Nachlieferungen und mögliche Ausweichprodukte, ohne die Kühlkapazität zu überschreiten. Eine Reserve muss zu Lagerplatz, Haltbarkeit und Transport passen.

Arbeite nach dem Prinzip, Ware mit der kürzesten verbleibenden Haltbarkeit zuerst zu verwenden. Kennzeichne angebrochene Gebinde nachvollziehbar und halte fest, wann selbst hergestellte Produkte vorbereitet wurden. Für diese Produkte legst du im Hygienekonzept geeignete Lagerbedingungen und Verwendungsfristen fest. Allgemeine Tabellen ersetzen keine Bewertung deiner konkreten Speisen.

Wareneingang ist ein fester Arbeitsschritt

Kontrolliere Lieferung, Verpackung, Kennzeichnung und bei empfindlicher Ware die erforderlichen Temperaturen. Dokumentiere Auffälligkeiten und entscheide vor dem Einlagern, wie mit einer Abweichung umgegangen wird. Eine beschädigte Verpackung oder unterbrochene Kühlkette lässt sich nicht durch eine besonders schnelle Verarbeitung pauschal ausgleichen.

Trenne rohe Lebensmittel von verzehrfertigen Produkten und halte Reinigungsmittel außerhalb der Lebensmittelbereiche. Auch der Transport zwischen Lager und Verkaufsplatz gehört zur Kühlkette. Prüfe deshalb Behälter, Fahrtdauer und die Versorgung der Kühlgeräte während der Anfahrt. Die Temperaturanzeige eines Geräts allein beweist nicht die richtige Produkttemperatur.

Umsatzsteuer: Einkauf und Verkauf nicht verwechseln

Der Steuersatz auf einer Lieferantenrechnung entscheidet nicht automatisch über die Besteuerung deines fertigen Gerichts. Einkauf, Verarbeitung und Verkauf sind unterschiedliche Vorgänge. Seit 2026 ist bei gastronomischen Speisen grundsätzlich der ermäßigte Satz zu berücksichtigen; Getränke und Sonderfälle müssen getrennt eingeordnet werden.

Eine Einteilung allein nach „mit oder ohne Sitzplätze“ oder „einfach beziehungsweise aufwendig zubereitet“ ist für 2026 nicht ausreichend. Bei Menüs müssen gegebenenfalls unterschiedliche Bestandteile aufgeteilt werden. Lass dir die Artikelzuordnung für dein tatsächliches Sortiment bestätigen. Für Kleinunternehmer ist außerdem die fehlende reguläre Vorsteuerabzugsmöglichkeit in der Kalkulation zu beachten.

Belege und Rückverfolgbarkeit ordnen

Bewahre Rechnungen und Lieferinformationen so auf, dass ein Produkt einer Lieferung zugeordnet werden kann. Steuerliche Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich nach Unterlagenart; „alles immer zehn Jahre“ ist zu pauschal. Stimme die Fristen und den digitalen Ablageprozess mit deiner Buchhaltung ab.

• Lieferantenliste und aktuelle Produktspezifikationen führen.
• Wareneingang und Abweichungen nachvollziehbar dokumentieren.
• Allergene bei Produktwechseln erneut prüfen.
• Einkaufsmenge mit Kühlung und realistischem Absatz abgleichen.

Wenn du dein Sortiment mit AVB planst, bringe auch Gebindegrößen und typische Einkaufsmengen mit. Daraus lässt sich der Bedarf an Kühlung, Stauraum und Vorbereitungsfläche besser ableiten als aus einer bloßen Liste von Geräten.