Catering & Firmenveranstaltungen

Bei einem Catering kommen viele Bestellungen in einem vereinbarten Zeitraum zusammen. Damit das funktioniert, brauchen Auftraggeber und Betreiber ein gemeinsames Bild von Angebot, Menge und Ablauf. Eine lange E-Mail mit unklaren Wünschen lässt sich oft durch ein kurzes, gut vorbereitetes Gespräch ordnen.

Die erste Anfrage eingrenzen

Kläre Datum, Ort, Gästezahl und den Anlass. Frage nach dem gewünschten Ausgabezeitraum und danach, ob alle Gäste ungefähr gleichzeitig essen sollen. Ein laufender Verkauf über mehrere Stunden stellt andere Anforderungen als eine gemeinsame Mittagspause.

Beschreibe ein übersichtliches Speisenangebot und die vorgesehenen Varianten. Angaben zu Allergenen und besonderen Ernährungswünschen müssen auf den tatsächlichen Zutaten und Abläufen beruhen. Wenn eine Anforderung noch nicht geklärt ist, sollte sie vor einem verbindlichen Angebot offen benannt werden.

Gästezahl und Portionen unterscheiden

Eine genannte Teilnehmerzahl ist noch keine klare Mengenvereinbarung. Kläre, ob jeder Gast eine Portion erhält, Nachschlag vorgesehen ist oder bestimmte Gruppen zu unterschiedlichen Zeiten kommen. Lege fest, wann die endgültige Menge bestätigt werden soll und wie Änderungen behandelt werden.

Überlege, wie viele Portionen mit dem tatsächlichen Menü und Team im vorgesehenen Zeitraum ausgegeben werden können. Der Konfigurator veranschaulicht eine Küche; er bestätigt keine bestimmte Ausgabeleistung. Ein Probelauf und Erfahrungen mit vergleichbaren Einsätzen sind dafür die bessere Grundlage.

Den Standort praktisch prüfen

Benötigt werden nicht nur die Maße des Trailers, sondern der gesamte Platzbedarf im geöffneten Betriebszustand. Kläre Zufahrt, Untergrund, Rangieren und mögliche Höhenbegrenzungen. Frage auch nach dem Bereich für wartende Gäste und danach, ob Rettungs- und Zugangswege frei bleiben.

Stimme Anschlüsse und Versorgung anhand der tatsächlichen Ausstattung ab. Wer stellt was bereit, wo befinden sich die Anschlüsse und wann sind sie zugänglich? Aufbau, Abbau, Abfall und gegebenenfalls die Rückgabe des Platzes gehören ebenfalls in die Abstimmung. Ungeklärte Punkte sollten nicht bis zum Veranstaltungstag warten.

Den vereinbarten Umfang beschreiben

Ein nachvollziehbares Angebot benennt Speisen, Mengen, Personal, Ausgabezeit und enthaltene Leistungen. Hinzu kommen Fahrt und weitere vereinbarte Positionen. Halte fest, welche Voraussetzungen der Auftraggeber bereitstellt und welche Fragen vor der Durchführung noch zu beantworten sind.

Zahlung, Änderungen und Absagebedingungen richten sich nach der konkreten Vereinbarung und den anwendbaren Regeln. Verwende dafür geeignete, auf deinen Betrieb abgestimmte Unterlagen. Ein allgemeiner Ratgebertext ersetzt keine Prüfung der Vertragsbedingungen und macht ein Angebot nicht automatisch rechtssicher.

Vorbereitung und Veranstaltungstag organisieren

Lege einen erreichbaren Ansprechpartner auf beiden Seiten fest. Besprich Ankunft, Einweisung und den geplanten Beginn. Das Team sollte wissen, welche Leistungen vereinbart wurden und wer kurzfristige Änderungen abstimmen darf. Eine kurze Ablaufübersicht ist vor Ort oft hilfreicher als ein unübersichtlicher Nachrichtenverlauf.

Plane Vorbereitung und Lagerung passend zu deinem Hygienekonzept und den eingesetzten Produkten. Berücksichtige auch Nachfüllen und Reinigung während der Ausgabe. Gäste sollten verständliche Informationen erhalten, wenn sich etwas verzögert oder eine Speise nicht mehr verfügbar ist.

Deine Gesprächscheckliste

• Anlass, Datum, Ort und Ansprechperson festhalten.
• Gästezahl, Portionen, Varianten und Ausgabezeit abstimmen.
• Zufahrt, vollständige Stellfläche und Versorgung klären.
• Leistungsumfang und offene Vertragsfragen konkret benennen.
• Aufbau, Team, Vorbereitung und Abbau zusammen planen.

Wenn Caterings zu deinem Einsatz gehören, bring typische Anfragen zum AVB-Gespräch mit. Sie helfen, passende Arbeitsflächen, Kühlung und Ausgabewege zu besprechen. Welche Ausstattung dafür geeignet ist, wird am tatsächlichen Fahrzeug und Betriebskonzept geprüft.